Tata Cara Mengatur Kegiatan Protokol
Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki:
a.
Tata
cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap
perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah
dilakukan.
b.
Tata
krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan
c.
Aplikasi
aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang
keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras
dengan situasi dan kondisi.
Peran dan Fungsi Protokoler
Peran dan fungsi protokoler turut
menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau
institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari
aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para
petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan,
baik di tingkat lokal maupun nasional.
Diperlukan adanya keberadaan
protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut
menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara yang
dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan
yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya
upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa
aman dalam menjalankan tugas.
PENYELENGGARAAN SEMINAR
Tahapan penyelenggaraan seminar :
1.
Tahap orientasi
2.
Tahap persiapan
3.
Tahap pelaksanaan
4.
Tahap penutupan
1.
Tahap
orientasi, yang perlu dipertimbangkan adalah :
a.
Latar belakang diadakannya suatu kegiatan
b.
Tujuan diadakannya suatu kegiatan
c.
Manfaat
yang akan diperoleh dari suatu kegiatan yang diadakan
d.
Kemungkinan
– kemungkinan yang akan terjadi jikan suatu kegiatan tersebut diadakan
2.
Tahap
persiapan, langkah-langkahnya adalah :
a.
Pembentukan panitia, melalui pembentukan formatur atau musyawarah langsung.
b.
Rapat-rapat
panitia, diperlukan untuk mengetahui persiapan – persiapan pelaksanaan kegiatan
agar nantinya kegiatan pokok dapat berjalan lancer sesuai dengan yang
diharapkan.
c.
Anggaran
dana, membuat daftar periksa anggaran yang memuat informasi prediksi
pengeluaran yang akan dikeluarkan.
3.
Tahap pelaksanaan
Memastikan penggunaan
ruangan/gedung yang akan dipakai, memperhatikan kapasitasnya. fasilitas2 dan
letak yang strategis dilihat dari prediksi asal peserta, kenderaan umum, dan
juga penataan ruangan.
4.
Tahap penutupan
Bentuk kegiatan
tahap akhir adalah rapat pertanggungjawaban atas seluruh tanggung jawab
masing-masing personal/seksi sesuai dengan bagian yang menjadi tugasnya. Setelah semua
pekerjaan dianggap selesai maka dilakukan pembubaran panitia, biasanya
dilakukan oleh pejabat tertinggi dalam kepanitiaan.
PEMBAWA ACARA (MC=PEMANDU ACARA)
1.
Pembawa
acara merupakan bagian dari kegiatan protokoler.
2.
Istilah
pembawa acara sering diartikan sama dengan Announcer {penymr), Toatmasier(pembawa
acara untuk pesta-pesta). Masterof CErEmony(pembawa acara untuk acara
yang sifatnya seremonial. misalnya: upacara wisuda, upacara kenegaraan, dsb).
Beberapa
hal yang perlu diperhatikan :
1. Berbusana yang baik
2. Nada/volume suara yang baik
3. Tata bahasa yang baik
4. Bersikap yang baik
5. Cara bertindak dari acara satu ke acara yang lain
6. Cara menutup acara yang baik
