Aktivitas Protokoler

Aktivitas Protokoler

Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu

a.      Tata ruang,

Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas.  Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas. 

1.      Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya

2.      Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.

Yang perlu diperhatikan :

1.      Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)

2.      Papan nama petunjuk yang diperlukan

3.      Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat

4.      Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

Penjelasan mengenai perangkat keras sudah disebutkan, namun masih perlu diingat mengenai :

1.      Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi

2.      Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di lapangan, termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan sebagainya

3.      Khusus Pemandu Acara (MC), dapat dijelaskan sebagai berikut:

a.       Sebagai pemandu acara ia akan melaksanakan tugas sebagai MC

1.      Sikap yang tegas dan berdisiplin tinggi

2.      Volume suara yang konstan dan mantap

3.      Kemampuan menguasai bahasa secara baik, bahasa Indonesia maupun bahasa asing.

4.      Kepekaan terhadap situasi, dalam arti mampu menguasai keadaan dan mampu mengambil keputusan

5.      Sifat yang tidak mudah tersinggung

6.      Berkepribadian

b.      Pemandu acara adalah kemudi dari seluruh pelaksanaan kegiatan acara, oleh sebab itu harus trampil dengan cepat tanggap membaca situasi.

c.       Harus dapat menempatkan diri cukup sopan dan simpatik

d.      Mengetahui  tempat  posisi  berdiri  yang  tepat  (menguasai  arena kegiatan)

e.       Pandai mengatur volume suara

f.       Tidak dibenarkan pemandu acara mengulas (memberikan komentar) pidato seseorang

g.      Mampu menguasai massa

b.      Tata upacara,

Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya.  Untuk keperluan itu harus diperhatikan:

1.      jenis kegiatan;

2.      bahasa pengantar yang dipergunakan;

3.      materi aktivitas.

Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain.  Pengisi acara, misal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan.  Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi.  Untuk kelancaran suatu "upacara" diperlukan seorang "stage manajer" yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

c.       Tata Tempat,

Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.

Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance:

1.      Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabarannya atau kedudukannya.

2.      Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.

Pedoman Preseance:

1.      Aturan dasar Preseance

a.       Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau mendahului,

b.      Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang di sebelag kanan.

2.      Aturan umum tata tempat

a.       Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah menghadap pintu keluar. Yang duduk di dekat pintu dianggap paling terakhir.

b.      Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat yang paling tengah adalah yang pertama tergantung situasi.

3.      Aturan tempat duduk

Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut:

a.       Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi

b.      Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.

4.      Atutan urutan memasuki kendaraan

Tata urutan memasuki kenderaan, bagi undangan resmi atau kenegaraan memerlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang matang. Tipe kenderaan juga mempengaruhi pengaturan itu. Peranan pengemudi, ia juga harus mengenal pengetahuan protokoler, termasuk penampilannya. Beberapa cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kenderaan mobil atau kereta api sebagai berikut:

a.       Pesawat udara : Seorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling akhir, sedangkan kalau menuruni pesawat, orang yang utama akan turun lebih dahulu.

b.      Kapal laut: orang yang utama, naik terlebih dahulu dan akan turun akan turun lebih dahulu

c.       Kenderaan mobil atau kereta: orang yang paling utama baik sewaktu naik maupun sewaktu turun akan mendahului yang lain.  Namun demikian apabila letak kendaraan tidak dapat diatur sedemikian rupa karena keadaan,   hal tersebut merupakan suatu perkecualian.

d.      Letak kenderaan hendaknya dihadapkan ke kiri, artinya arah kenderaan akan menuju, berada di sebelah kiri kita.

e.       Yang utama duduk di tempat duduk sebelah kanan, sedang berikutnya di sebelah kiri.

f.       Bila sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kenderaan dihadapkan ke sebelah kanan, sehingga memudahkan yang utama dapat turun lebih dahulu.

g.      Jika penumpang mobil tiga orang dan duduk di belakang, maka orang yang paling terhormat duduk disebelah kanan, orang ke dua duduk paling kiri, dan orang ketiga duduk di tengah.

h.      Jika mobil dimungkinkan di duduki oleh lebih dari 5 atau 6 orang, karena ada tambahan bak di tengah, maka bak yang paling tengah diduduki oleh orang yang paling rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki di sebelah kanan kirinya.

d.      Tata Busana

Tata busana disini ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan.

Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.

Jenis tata busana yang perlu diketahui:

1.      Pakaian Sipil Lengkap (PSL)

2.      Pakaian Sipil Harian (PSH)

3.      Pakaian Oinas Lapangan (PDL)

4.      Pakaian Dinas Harian (PDH)

5.      Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer.

6.      Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)

7.      Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)

8.      Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)

e.       Tata Warkat

Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah:

1.      Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.

2.      Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri.

3.      Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.

4.      Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.

5.      Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak.  Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.

6.      Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.

7.      Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.

8.      Menentukan batas waktu penerimaan tamu.

9.      Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)

10.  Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).